Betydelsen av bra ljud vid videokonferenser

Online och hybridmöten ökade drastiskt under Covid-19 pandemin.  HAR DET ÄR EN MOTSVARANDE MINSKNING AV LJUDKVALITETEN JÄMFÖRT MED KONVENTIONELLA MÖTEN ansikte mot ansikte. Och som ett antal undersökningar avslöjat leder dåligt ljud inte bara till trötthet, utan även en känsla av utanförskap, frustration och oengegemang. 
 

Vad kan AV- och IT-ansvariga göra för att hjälpa sina kollegor att överkomma ljudångest" och stress på den nu vanligt förkommande hybridmötesplatsen?

Känner mig trött? Lite bortkopplad från dina kollegor? Omotiverad? Då kan du lida av att möta trötthet orsakad av videokonferensutmaningar. Det har varit ett växande problem sedan de flesta av oss flyttade till en modell för arbete hemifrån (WFH) för mer än två år sedan. Och även om det har varit en stadig återgång till arbetsplatsen, har problemet inte försvunnit eftersom hybrid (både på kontoret och WFH) och helt distansarbete förblir en del av affärslivet.

Så vad är det som går fel? Och hur kan AV- och IT-ledare vända problemet med att möta trötthet? Det enkla svaret är med felfritt ljud. Det beror på att även om användningen av onlinemöten har ökat snabbt under Covid-19-pandemin, har det skett en motsvarande minskning av ljudkvaliteten jämfört med konventionella möten ansikte mot ansikte. Och, som ett antal undersökningar har avslöjat, leder dåligt ljud inte bara till trötthet utan även känslor av utanförskap, frustration och oengagemang.

FORSKNINGSBEVIS

Vidare fann en nyligen genomförd vetenskaplig studie att stress hos anställda är ett annat resultat av dålig ljudkvalitet. Studien leddes av Shure och Neuro Innovation Unit vid NTT Data Institute of Management Consulting i Japan. Studiedeltagarna gick igenom en sekvens av mötesljudsituationer, några med lågkvalitativt ljud och några med högkvalitativt ljud, under vilka de fyllde i ett frågeformulär om sin upplevelse. Under denna process mättes och analyserades även biologiska stressindikatorer (puls, muskelaktivitet mellan ögonbrynen, handsvett).

Resultaten, som diskuteras i en ny vitbok, betonade det enorma värdet av bra ljud, med deltagare som som befann sig i ett mer stressat tillstånd i möten med låg ljudkvalitet än möten med hög ljudkvalitet. Dålig ljudkvalitet gjorde det inte bara svårt för deltagarna att helt höra ljudet och förstå innehållet, utan gjorde också att innehållet verkade svårare, vilket i sin tur lade en större börda på de personer som deltog i mötet.

Enligt den vetenskapliga studien är bland orsakerna till att dålig ljudkvalitet orsakar stress den ökade belastningen på kognitiva funktioner som det genererar och hur det hämmar en persons svar på vad andra säger. Om mötesdeltagare måste fokusera hårdare på att lyssna på konferensljudet för att höra vad som sägs, kommer de kognitiva aktiviteter som är mest nödvändiga i ett möte, såsom att förstå, granska och bedöma mötets innehåll, att förhindras.

ORSAK OCH VERKAN

De olika orsakerna till dålig mötesljudkvalitet beror till stor del på aspekter av själva mötesmiljön. Dessa inkluderar enheter som används i möten, dålig nätverksanslutning och ett misslyckande för teknik i rummet att uppfatta vad människor i olika delar av rummet säger, vilket gör det svårt för personer som går med på distans att vara en del av konversationen. Enligt en tidigare undersökning gjord av Shure i USA inkluderar de vanligaste klagomålen om ljud vid onlinemöten: bakgrundslbrus (51 %), eko (43 %), ljudavbrott (40 %) och själva ljudkvaliteten/tydligheten (40%).

Vi har alla upplevt de stressiga ögonblicken när vårt ljud stängs av på grund av bandbreddsproblem, eller när det irriterande bakgrundsljudet avbryter samtalsflödet när en luftkonditionering går på fullt läge. Och att mötesdeltagare som pratar i mun på varandra för att de inte har insett att någon annan pratar är ytterligare en stressfaktor.

Effekten av dessa problem på virtuella/hybridsamarbete kan vara djupgående och kan leda till:

• Idéer som misshörs eller, ännu värre, missförstås helt
• Människor känner sig undervärderade och börjar arbeta isolerat
• Frustration bland teammedlemmar
• Minskad produktivitet

Med hänvisning till den vetenskapliga studien säger Kenta Kimura från National Institute of Advanced Industrial Science and Technology (AIST): "Möten med dålig ljudkvalitet kan orsaka ackumulerande stress och ha en negativ inverkan på arbetet. Följaktligen tyder resultaten av detta experiment på att onlinemöten med dålig ljudkvalitet kan ackumuleras inte bara när det gäller arbetseffektivitet utan också när det gäller mental och fysisk stress.”

TIPS FÖR ATT ÖVERKOMMA VIDEOKONFERENSSTRESS

Så vad kan AV- och IT-ledare göra för att hjälpa affärskollegor att övervinna ljudångest och stress i det nu vanliga hybridmötet? Som vitboken som diskuterar den vetenskapliga studien påpekar, "problemet är ofta med utrustningen i kontorets konferensrum, snarare än med distansarbetarna, som bär hörlurar med mikrofoner och därför kan höra sig själva relativt bra".

Det första steget skulle alltså vara att tillhandahålla rätt teknik och stöd. Ljud är viktigt vid videokonferenser, så här är några tips för att få det rätt:

Tips 1. Utrusta ditt team med klassens bästa ljudlösningar

Det snabbaste sättet att minska ljudstressen och förbättra ljudkvaliteten är att välja audio-produkter som passar teamets preferenser: hörlurar, en hemkontorsmikrofon eller en klassens bästa poddcast-mikrofon.

Tips 2. Anta ett folkcentrerat tillvägagångssätt

Tänk om traditionella centraliserade arbetsflöden och möten för att designa personliga arbetsytor och grupparbetsytor för dina distribuerade team.

Tips 3. Välj flexibla produkter som stödjer engagemang

Implementera samarbetstekniker som stärker allas engagemang i möten, oavsett om deltagarna ansluter hemifrån, kontorets arbetsstationer eller från mötesrum.

Tips 4. Investera i videokonferens-certifierade eller kompatibla ljudenheter

Ljudlösningar bör sömlöst integreras med konferens- och samarbetsplattformar som är av hög kvalitet, pålitliga och användarvänliga, som Microsoft Teams, Zoom, Webex by Cisco och Google Meet.

Tips 5. Utvärdera din miljö för att kontinuerligt kunna optimera skala och prestanda.

Investera i en lösning som erbjuder en enda verktygsuppsättning för enkel hantering och datadrivna insikter.

Det är uppenbart att för att undvika stressch oengagemang som är ett resultat av dålig ljudkvalitet i hybridmöten, måste AV- och IT-avdelningar ompröva sin ljud-, video- och konferenskonfiguration för att tillgodose nya sätt att arbeta, lära och samarbeta.